fbpx

Política de tratamiento de datos personales

 

CAPÍTULO I

PRESENTACIÓN

El presente documento pretende dar cuenta de una política de protección, manejo y administración de datos personales de todos los sujetos que por alguna razón tienen relaciones con la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H., identificada para efectos tributarios con NIT. 811.000.784 – 8.

La presente política, es el documento exigido por la ley, en el que se establecen las normas y reglas para que la copropiedad pueda realizar el tratamiento de datos personales, por lo cual TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H., se reconoce cumplidora de la ley y en el desarrollo de la política de responsabilidad de tratamiento de la información, se ha diseñado políticas de almacenamiento, procedimiento y uso de datos personales, velando por el cumplimiento de las normas relativas vigentes en la legislación colombiana y la integridad de los derechos que asisten a los titulares de la información.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Para todos los efectos del presente documento, TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H., persona jurídica, constituida bajo la Ley 675 de 2001 como responsable del tratamiento, pone a consideración de los interesados sus datos de identificación y contacto:

MARCO JURÍDICO

TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H., desarrolla operaciones de tratamiento de información personal, atendiendo a la regulación establecida en el ordenamiento jurídico colombiano en materia de protección de datos personales, asegurando en todo momento el respeto a los derechos de los titulares y brindado las garantías necesarias para salvaguardar la privacidad e intimidad de las personas que a diario entregan su información, reconociendo que la misma es necesaria para brindar servicios con calidad y compromiso.

Conforme a lo anterior, el tratamiento de datos personales ha sido redactado e inspirado por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, artículo 15 de la Constitución Política, Decreto Reglamentario 886 de 2014, Decreto 090 del 18 de enero de 2018 y la Sentencia C – 748 de 2011, su interpretación ha de ser basada en los referidos elementos normativos y en criterios de autonomía y buena fe.

Las normas relacionadas pueden ser modificadas o adicionadas, las cuales en todo caso harán parte integral de la presente política.

CAPÍTULO II

PRINCIPIOS GENERALES Y POSTULADOS

TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H., garantiza que la información que se recolecta de propietarios, locatarios, miembros de órganos de administración, empleados, proveedores o contratistas, clientes y demás personas, independiente del tipo de relación que los vincula, es tratada con la mayor diligencia y cuidado para efectos de mejorar la experiencia comercial e interinstitucional con cada uno de los mencionados. Así las cosas, la protección de derechos se da en el marco del Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen, con tal propósito, todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia; todos los anteriores principios, que son a su vez obligaciones legales, que nos proponemos cumplir en la búsqueda constante de generar relaciones de confianza interpersonal.

De acuerdo con lo anterior, garantizamos que todas las personas de quien sean recolectados sus datos tendrán la oportunidad de solicitar que sean puestos en su conocimiento, corregidos, modificados o suprimidos.

Cuando la información recolectada pertenezca a menores de edad, la autorización para el manejo de datos será otorgada por sus padres, tutores o curadores y serán administrados teniendo en cuenta las disposiciones sobre datos sensibles contenidos en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013 y del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 en adelante.

Para lograr una mayor compensación de los conceptos relevantes en materia de protección de datos personales, se hace importante establecer una definición respecto de los conceptos más básicos en la materia, a saber:

  • Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales son objeto de tratamiento,

  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión,

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales,

  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento,

  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables,

  • Dato público: Es toda aquella información personal que el ordenamiento jurídico colombiano ha determinado expresamente como datos públicos; para los cuales no es necesario solicitar autorización del titular de la información,

  • Dato semiprivado: Es toda aquella información personal que no es intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento solo interesa a cierto sector de la sociedad, para su tratamiento se requiere contar con la autorización expresa del titular de los datos personales,

  • Dato privado: Es toda aquella información personal que por su naturaleza intima o reservada solo interesa al titular; para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de los datos personales,

  • Dato sensible: Es toda aquella información de especial protección, ya que se encuentra relacionado con la intimidad del titular y su indebido tratamiento puede generar discriminación,

  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos,

  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos,

  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales,

  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país,

  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

    CAPÍTULO III

    TIPOS Y FINALIDAD DE DATOS RECOLECTADOS

    El tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con las siguientes finalidades específicas para cada caso:

  • Tratamiento de datos personales de los miembros del Consejo de Administración: Se realiza para la ejecución de actividades usuales y propias de la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H. como lo son: a) Llevar a cabo las convocatorias y consejos de administración, b) Llevar soporte de las actas del Consejo de Administración que se realicen, c) Llevar a cabo la presentación de informes de gestión a los copropietarios del centro comercial, d) Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, realizados por el titular de la información o por sus legitimarios, e) Utilizar y conservar la información consagrada en el sistema de video vigilancia utilizado para garantizar la seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren dentro de la copropiedad o puntos de ventas.

  • Tratamiento de datos personales de propietarios: Se realiza para la ejecución de actividades usuales y propias de la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H. como lo son: a) Llevar a cabo las convocatorias y asambleas de copropietarios, b) Llevar soporte de las actas de asamblea que se realizan en la copropiedad, c) Ejercer los derechos propios que confiere ser copropietario, d) Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, realizadas por el titular de la información o por sus legitimarios, e) Utilizar y conservar la información consagrada en el sistema de video vigilancia utilizado para garantizar la seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren dentro de la copropiedad o puntos de ventas, f) Envío de información, comunicaciones y documentos relacionados con la copropiedad, g) Realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros y demás que conciernan al objeto de la copropiedad, h) Gestión de cobros y pagos de las cuotas de administración o carteras que se posean, i) Realizar difusión de eventos especiales, noticias, novedades y actividades de interés organizadas por el centro comercial, j) Reportar a los operadores de información de que trata la Ley 1266 de 2008 sobre los propietarios que han incumplido el pago de las obligaciones económicas derivadas del servicio de administración de los inmuebles y de la propiedad horizontal.

  • Tratamiento de datos personales de locatarios: Los datos de los tenedores de los locales que conforman la copropiedad TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H. serán tratados conforme a las siguientes finalidades: a) Verificar el horario establecido en cada inmueble y la marca que se encuentra funcionando en los mismos, b) Envío de información, comunicaciones y documentos relacionados con la copropiedad, c) Realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros y demás que conciernan al objeto de la copropiedad, d) Utilizar y conservar la información consagrada en el sistema de video vigilancia utilizado para garantizar la seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren dentro de la copropiedad o puntos de ventas, e) Gestión de cobros y pagos de las cuotas de administración o carteras que se posean, f) Realizar difusión de eventos especiales, noticias, novedades y actividades de interés organizadas por el centro comercial, g) Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, realizados por el titular de la información o por sus legitimarios.

  • Tratamiento de datos personales de empleados: Los datos de los empleados y ex empleados de la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H. serán tratados conforme a las siguientes finalidades: a) Cumplimiento de las obligaciones laborales a cargo de la copropiedad, b) Mantenimiento de históricos de relaciones laborales y contractuales por los plazos legalmente establecidos, c) Cumplimiento al contrato suscrito, es decir, llevar a cabo la gestión, desarrollo, cumplimiento y control de la relación contractual, d) Recursos humanos, pago y gestión de nómina, pagos y reportes al sistema general de seguridad social, información de empleados, gestión de personal, incluido todo lo correspondiente al Sistema de Gestión y Seguridad y Salud en el Trabajo, e) Publicación de imágenes de empleados en página web y canales de comunicación interna y externa, f) Conservación y archivo de las hojas de vida de los empleados activos e inactivos, g) Conservación de la información de contacto y de perfil sociodemográfico de los empleados activos e inactivos, h) Investigación y control del ausentismo laboral por accidentes de trabajo y enfermedad general, j) Atención de procesos de auditoría interna o externa, k) Aplicación de exámenes médico –

    ocupacionales, l) Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, realizados por el titular de la información o por sus legitimarios, o por entidades del Sistema General de Seguridad Social en Salud a los que el titular esté o hubiere estado vinculado, m) Utilizar y conservar la información consagrada en el sistema de video vigilancia utilizado para garantizar la seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren dentro de la copropiedad, n) Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, realizados por el titular de la información o por sus legitimarios.

  • Tratamiento de datos personales de proveedores y/o contratistas: Los datos de los proveedores o contratistas de la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H. serán tratados conforme a las siguientes finalidades: a) Cumplimiento de obligaciones contractuales a cargo de la copropiedad, b) Generar un compromiso contractual y comercial, c) Confirmar la veracidad de la información, d) Gestión contable, fiscal y administrativa, e) Gestión de proveedores y contratistas, tales como solicitud de cotizaciones, facturación, pagos, reportes a entidades del Estado, f) Reportes o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, g) Pagos de honorarios, reporte y cotización al Sistema General de Seguridad Social, h) Auditar los servicios prestados por los proveedores, i) Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, realizadas por el titular de la información o por sus legitimarios, j) Utilizar y conservar la información consagrada en el sistema de video vigilancia utilizado para garantizar la seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren dentro de la copropiedad o puntos de ventas,

    1. Realizar difusión de eventos especiales, noticias, novedades y actividades de interés organizadas por el centro comercial, l) Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, realizados por el titular de la información o por sus legitimarios.

  • Datos personales de clientes y/o visitantes: Los datos de los usuarios de la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H. serán tratados conforme a las siguientes finalidades: a) Generar un compromiso contractual y confirmar la veracidad de la información, b) Cumplimiento del objeto de la copropiedad y atención del servicio ofrecido, c) Relación comercial y contractual con base a su objeto, d) Envío de información, comunicaciones y documentos relacionados con los servicios ofrecidos por el centro comercial, e) Gestión administrativa y gestión de usuarios y eventos, f) Evaluar la calidad del servicio, g) Realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros y demás que conciernan al objeto de la copropiedad, h) Atención de quejas y reclamos generados en ocasión a los servicios ofrecidos por la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H., i) Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, realizadas por el titular de la información o por sus legitimarios, j) Utilizar y conservar la información consagrada en el sistema de video vigilancia utilizado para garantizar la seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren dentro de la copropiedad o puntos de ventas, k) Realizar difusión de eventos especiales, noticias, novedades y actividades de interés organizadas por el centro comercial,

    1. Realizar invitaciones a los eventos que organiza y desarrolla el centro comercial, m) Inscripción a los diversos eventos que realiza y organiza la copropiedad con el fin de conocer la cantidad de asistentes.

    TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

    Se considera dato sensible como aquel que tiene la potencialidad de afectar la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Hacen parte de esta categoría aquellos que contengan imágenes, videos, huellas digitales, fotografías, grabaciones, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

    Su tratamiento debe hacerse con base en criterios de respeto, compresión de la diferencia, prohibición de discriminación y protección de la intimidad. Todos los funcionarios que hagan uso de los datos deberán actuar bajo los citados criterios so pena de sanciones que para tal fin se establezcan.

    RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

    Los empleados o contratistas de la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H., que, en desarrollo de las actividades requieran una recolección de datos, se limitarán a solicitar aquellos datos personales que son estrictamente pertinentes y adecuados para la finalidad con que son recolectados en cumplimiento del objeto de la copropiedad. Igualmente, no hará uso de medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales. Se prohíbe recolectar datos más allá de los indicados y autorizados por el titular; así mismo, se prohíbe cualquier manipulación o forma de engaño al momento de solicitar la autorización del titular o de su representante, en consecuencia, deberá informarse con total claridad y estableciendo siempre la comprensión del titular en el tratamiento de datos.

    CAPÍTULO IV

    DEBERES DE LA TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

    De acuerdo con las definiciones legales y propias de esta política de tratamiento de datos, la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H., actuará como responsable del tratamiento de datos personales y cumplirá con los deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

    Los empleados o funcionarios serán considerados encargados del tratamiento más no responsables y asumirán su responsabilidad como tales y tendrán como obligaciones principales:

    • Garantizar al titular, de manera permanente, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data; entendiendo por este, el derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre él reposa en las bases de datos personales que son administradas por el encargado del tratamiento,

    • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento,

    • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos establecidos en la ley,

    • Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco

      (05) días hábiles contados a partir de su recibo,

    • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley,

    • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares,

    • Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley,

    • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal,

    • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio,

    • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella,

    • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares,

    • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

      CAPÍTULO V DEL TITULAR

      AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

      Será política de la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H., mantener una prueba, siquiera sumaria, de la autorización dada por el titular para el tratamiento de sus datos o los de sus dependientes, dicho archivo (que podrá ser digital o físico) deberá reposar como un conjunto que tendrá un encargado y un protocolo para su uso.

      Las autorizaciones constarán en medios físicos y/o digitales; sus modelos o formatos de aceptación estarán disponibles en la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H. y en su portal web www.terminaldelsur.com

      CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN

      De acuerdo con lo establecido por las normas vigentes, existen algunos casos en los cuales no se requiere autorización para el tratamiento de datos y son los siguientes:

    • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

    • Datos de naturaleza pública;

    • Casos de urgencia médica o sanitaria;

    • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

    • Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

      En los casos anteriores, los funcionarios de la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H. no requerirán autorización para transmitir datos recolectados en sus bases de datos, la certificación de la ocurrencia de alguna de las anteriores causales bastará para hacer uso de los datos. Será indispensable, documentar la ocurrencia de la circunstancia de excepción, pues de no existir manera de comprobarlo, ello será considerado un tratamiento irregular de los datos personales. Esta forma de documentar los hechos excepcionales sobre el tratamiento de datos, será establecida en formatos para cada caso y deberá adjuntarse la orden administrativa o judicial, la historia clínica, la certificación de la investigación o cualquier otra certificación indicativa de la razón por la cual se realizó el tratamiento sin autorización.

      PRERROGATIVAS Y DEMÁS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

      Los titulares podrán presentar solicitudes ante la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H. en relación con los siguientes temas:

    • Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales; este derecho será conocido con el nombre de Hábeas Data,

    • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos,

    • Recibir información respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales,

    • Acudir ante las autoridades, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente y en el presente documento,

    • Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal,

    • Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

      CANALES DE ATENCIÓN AL TITULAR

      Los titulares para ejercer sus derechos deben presentar formalmente sus solicitudes a través de los siguientes canales de comunicación:

    • Comunicaciones escritas radicadas en el domicilio principal ubicado en la Carrera 65 # 8 B – 91, Medellín – Antioquia, de lunes a viernes en horario de oficina 8:00 am – 12 m y 2:00 pm

      – 5:00 pm

    • Correo electrónico: administrativa@terminaldelsur.com

      PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

      Podrá ser física y/o electrónica. Los repositorios o archivos en los que se dé cuenta de las actividades que se realicen se mantendrán en la sede de la copropiedad y serán custodiados por la persona encargada para tal fin.

      LÍMITES O RESTRICCIONES A LOS DERECHOS DEL TITULAR

      Según lo dispuesto en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, la consulta de información personal que realice el titular será gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales a la presente política de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. De acuerdo con esto, en las consultas que se presenten con una periodicidad mayor a una (01) por cada mes calendario, la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H. podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

      La revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión de los datos personales no procederá cuando el titular tenga una obligación legal o contractual de permanecer en las bases de datos de la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H. Así mismo, la información relativa a los titulares inactivos podrá permanecer en las bases de datos en cumplimiento de las normas del Sistema General de Seguridad Social y el Estatuto Tributario, las cuales exigen la conservación de la información histórica y contable por plazos estrictamente legales, siendo improcedente su supresión en determinados casos.

      PROCEDIMIENTOS PARA HACER EFECTIVOS DERECHOS DE LOS TITULARES

      Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H., garantizará que los titulares puedan hacer efectivos sus derechos a través de los siguientes mecanismos:

      CONSULTAS

      De acuerdo con las obligaciones legales, en caso de una consulta se procederá de la siguiente manera:

    • Previo a la presentación de solicitudes, la copropiedad habilitará canales de comunicación física o electrónica lo suficientemente sencillos como para garantizar el acceso a los datos personales por parte de los titulares de los datos. Estos canales de acceso y comunicación deberán facilitar en todo caso los derechos de los titulares y se harán mediante formularios preestablecidos sean físicos o virtuales,

    • Una vez recibida la consulta, esta se dirigirá al área encargada de la administración de los datos personales. La cual se identificará, radicará y procederá a estudiarla,

    • En un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo, deberá remitirse la respuesta a la consulta de acuerdo con el canal de comunicación establecido por el solicitante al momento de su solicitud, sea física y/o electrónica,

    • Si por algún motivo ajeno a la voluntad del responsable de datos, no fuere posible atender la consulta dentro del término mencionado en el numeral anterior, se informará al interesado con dos (02) días hábiles previos al vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (05) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

      RECLAMOS

      De acuerdo con lo establecido en las leyes que regulan la materia, el titular, sus herederos o representantes, pueden presentar reclamos cuando consideren que la información contenida en la base de datos deba ser corregida, actualizada o suprimida; así mismo podrán hacerlo cuando consideren que el responsable del tratamiento no ha cumplido con las disposiciones normativas vigentes. Los reclamos se tramitarán de la siguiente manera:

    • Establecidos los canales de consulta y reclamos que deben darse a conocer al público en general, los interesados presentarán sus reclamos mediante comunicación dirigida a la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H., estableciendo su identificación, lo hechos que lo llevan a presentar su reclamación, su información para notificación y aquellos documentos que pretenda hacer valer,

    • De ser necesario, la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H. como responsable de datos personales, podrá requerir al reclamante para que en un término de cinco (05) días adicione su solicitud con el fin de darle respuesta. Transcurridos dos (02) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo,

    • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (02) días hábiles e informará de la situación al interesado,

    • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (02) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido,

    • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (08) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término,

    • Las reclamaciones podrán versar sobre rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

      RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

      Se procederá de conformidad a las solicitudes de los titulares de los datos, siempre que presenten sus solicitudes de acuerdo con las normas mínimas sobre el tema. La supresión no requerirá esgrimir argumentos más allá de la simple voluntad del dato y por ello no habrá lugar a la réplica de parte del responsable de datos.

      La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios anteriormente descritos y contendrá:

    • El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta,

    • Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante,

    • La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos,

    • En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales,

    • Se procederá de conformidad a las solicitudes de los titulares de los datos, siempre que presenten sus solicitudes de acuerdo con las normas mínimas sobre el tema. La supresión no requerirá esgrimir argumentos más allá de la simple voluntad del dato y por ello no habrá lugar a la réplica de parte del responsable de datos.

      AUTORIZACIÓN A TERCEROS

      Cuando un titular autorice a terceros para formular consultas o solicitar la actualización y rectificación de sus datos personales, deberá remitir a la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H. la respectiva autorización de manera física o por correo electrónico, mediante la cual lo faculta para el ejercicio de sus derechos como titular. La presentación de la autorización constituye un requisito obligatorio para el suministro de información, que busca garantizar la reserva de la misma frente a terceros no autorizados. La autorización deberá contener como mínimo los siguientes:

    • Identificación del titular que autoriza,

    • Copia de la cédula de ciudadanía del titular,

    • Nombre y datos de identificación de la persona autorizada,

    • Tiempo por el cual puede consultar, actualizar o rectificar la información,

    • Carácter voluntario y libre de la autorización.

      CAPÍTULO VI TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

      La TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H., en desarrollo de su objeto podrá efectuar transmisión de datos personales que se efectúen con un encargado viceversa para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable. En estos casos no se requiere informar al titular ni contar con su consentimiento. En todo caso deberá contarse con un contrato o cláusula de transmisión de datos donde se indique como mínimo lo siguiente:

    • Alcance del tratamiento (Actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable),

    • Obligaciones del encargado para con el titular y responsable de datos personales,

CAPÍTULO VlI

CAPTURA DE IMÁGENES Y VIDEOS

En el desarrollo de eventos, actividades o concursos que se lleven a cabo en la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H., este podrá realizar capturas de imágenes por medio de cámara fotográficas o filmadoras con el propósito de conservar registros o memorias de la actividad realizada y emplearlas

para campañas y pautas publicitarias en redes sociales, en su sitio web o cualquier otro medio de difusión que permita promover la copropiedad y los servicios que esta ofrece.

Durante la realización de eventos, la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H., pondrá a disposición de los asistentes un aviso de privacidad ubicado estratégicamente para su fácil visualización o podrá requerir la autorización de manera individual, donde se informe a los titulares sobre las operaciones de registro, grabación y/o captura de imágenes que se vayan a efectuar y de este modo sea posible obtener el consentimiento para el uso de los derechos sobre su imagen en fotografías, procedimientos análogos a la fotografía, producciones audiovisuales (vídeos) y catálogos de servicios, con la intención de reproducirlos o publicarlos en medio físico, electrónico, óptico, magnético o en redes, para el desarrollo de estrategias de comercialización de la copropiedad.

De igual forma, en el desarrollo de la actividad laboral los empleados de la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H. podrán ser capturados en imágenes y videos, solo con fines laborales que permitan el buen desarrollo del objeto de la copropiedad para la verificación del cumplimiento de jornada laboral, se pondrá un aviso ubicado estratégicamente para su fácil visualización o podrá requerir la autorización de manera individual, donde se informe a los titulares sobre las operaciones de registro, grabación y/o captura de imágenes que se vayan a efectuar y de este modo sea posible obtener el consentimiento para el uso de los derechos sobre su imagen en fotografías, procedimientos análogos a la fotografía, producciones audiovisuales (vídeos) y demás.

La información personal contenida en las imágenes será tratada conforme a los principios y reglas definidos en esta política y en la normatividad vigente sobre protección de datos personales, destinándola exclusivamente para las finalidades que sean informadas y autorizadas por su titular. Las imágenes de niños, niñas y adolescentes solo podrán ser obtenidas y publicadas cuando dicho tratamiento sea autorizado previamente y de forma expresa por su representante legal, asegurando el respeto a sus derechos prevalentes y los requisitos especiales contemplados en el artículo 12 del Decreto 13771 de 2013.

SISTEMA DE VIDEOVIGILANCIA

La TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H. utiliza diversos medios de video vigilancia en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones con fines de seguridad y control organizacional. La existencia de estos mecanismos será informada mediante la difusión visible de anuncios de video vigilancia, todos ubicados de manera estratégica para su fácil identificación. El sistema de videovigilancia no inspeccionará áreas en la que la intimidad del titular sea prioritaria.

El sistema será utilizado para garantizar la seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en las instalaciones de la copropiedad o puntos de ventas.

Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades administrativas o judiciales con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables.

CAPÍTULO VIII VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de la Información Personal tendrá vigencia a partir del veinticuatro (24) de febrero de dos mil veintiuno (2021).

Los cambios o modificaciones sustanciales que se incorporen en la presente política serán comunicados al titular con mínimo diez (10) días de antelación a su implementación. La notificación de los cambios se hará a través de los medios de comunicación idóneos.

VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Los datos personales incorporados en la base de datos de la TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H., estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades y para permitir el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales.

JUAN SEBASTIÁN ESCOBAR CAMARGO
R. L. DE TERMINAL SUR DE MEDELLIN P.H.
NIT. 811.000.784 – 8